Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty:

· Cách tiếp cận từng bước – Kaizen.

· Cách tiếp cận mang tính đột phá – Đổi mới

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời.

So sánh Kaizen và đổi mới

Nội dung	Kaizen	Đổi mới
Tính hiệu quả	Dài hạn nhưng không gây ấn tượng	Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng
Nhịp độ	Các bước nhỏ	Các bước lớn
Khung thời gian	Liên tục và gia tăng	Cách quãng
Thay đổi	Dần dần và nhất quán	Đột ngột và dễ thay đổi
Cách tiếp cận	Nỗ lực tập thể	Ý tưởng và nỗ lực cá nhân
Liên quan	Tất cả mọi người	Một vài người được lựa chọn
Cách thức	Duy trì và cải tiến	Đột phá và xây dựng
Bí quyết	Bí quyết truyền thống	Đột phá kỹ thuật
Yêu cầu	Đầu tư chút ít	Đầu tư lớn
Định hướng	Con người	Công nghệ
Đánh giá	Quá trình và nỗ lực	Kết quả đối với lợi nhuận

Bảng trên so sánh các đặc điểm chính giữa Kaizen và Đổi mới. Một trong những điểm hấp dẫn của Kaizen là nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như bẩy công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra). Thông thường cần phải biết kết hợp sử dụng bảy công cụ nói trên.

Kaizen giống như một vườn ươm nuôi dưỡng những chồi non là những thay đổi nhỏ, còn Đổi mới thì như nham thạch xuất hiện mỗi khi núi lửa phun.

Quan điểm cơ bản của Kaizen:

· Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến

· Các phương tiện và phương pháp hiện tại có thể luôn được cải tiến nếu như có một nỗ lực nào đó.

· Tích lũy những cải tiến nhỏ bé sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn.

· Lôi cuốn toàn thể công nhân viên

· Áp dụng các đề xuất sáng kiến

Các đối tượng cải tiến của Kaizen:

· Phương pháp làm việc

· Quan hệ công việc

· Môi trường làm việc

· Điều kiện làm việc ở mọi nơi

Các hoạt động Kaizen có thể được khởi xướng bởi:

· Lãnh đạo

· Một bộ phận (phòng, ban) của tổ chức

· Một nhóm làm việc

· Nhóm Kaizen

· Từng cá nhân

Kết hợp Kaizen và đổi mới

Tiến bộ thực tế đạt được thông qua đổi mới nói chung sẽ giống như hình ảnh thể hiện trong bức tranh trên nếu như nó thiếu chiến lược Kaizen đi cùng. Điều này xảy ra do hệ thống được tạo dựng từ kết quả của sự đổi mới sẽ bị phá vỡ nếu không có sự cố gắng liên tục để duy trì và sau đó cải tiến nó.

Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu. Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Một trong các định luật nổi tiến nhất của Parkinson là “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những nỗ lực liên tục.

Khi không có sự nỗ lực liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó.

Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian. Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các chuẩn mực. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện.

Khái niệm 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”, “SEITON", “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITKESU” được tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, và “Sẵn sàng”

SERI (Sàng lọc): Là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng

SEITON (Sắp xếp): Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng

SEISO (Sạch sẽ): Là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị

SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn về sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso.

SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.

Ý nghĩa của hoạt động 5S

5S xuất phát từ nhu cầu:

· Đảm bảo sức khoẻ của cán bộ công nhân viên

· Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc

· Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở

· Nâng cao chất lượng cuộc sống

· Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyền thống này và đẩy nó lên thành một phong trào phát triển rộng rãi. Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S.

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau:

· Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

· Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận rõ kết quả.

· Tăng cường phát huy sáng kiến.

· Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

· Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

· Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.

· Kết quả tốt đẹp của công ty sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Lý do tại sao ngày càng có nhiều người tham gia thực hiện 5S

· 5S Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa và lớn.

· Có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ ngành nào: sản xuất, thương mại và dịch vụ.

· Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó.

· Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

· 5S đóng góp vào các yếu tố PQCDSM

Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần vào việc:

· Nâng cao năng suất (P – Productivity)

· Nâng cao chất lượng (Q – Quality)

· Giảm chi phí (C – Cost)

· Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

· Đảm bảo an toàn (S – Safety)

· Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Một công ty quản lý yếu kém sẽ được đặc trưng bởi những điểm sau đây:

· Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng

· Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, không có ranh giới rõ ràng lối đi với khu vực làm việc.

· Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc

· Nhiều sai sót trong công việc

· Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều

· Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ.

· Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao.

· Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, bám bụi, thiếu ánh sáng.

· Nơi làm việc không an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xảy ra.

· Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh…) thiếu vệ sinh.

· Tinh thần làm việc của công nhân kém.

· Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình.

Mục tiêu chính của chương trình 5S

Chương trình 5S là một chương trình của toàn công ty với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

· Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.

· Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S.

· Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.

· Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S

1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo. Lãnh đạo cần hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

2. Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ đông trong các hoạt động 5S

3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.

4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.

THỰC HIỆN 5S THEO NHẬT BẢN

I. SEIRI – SÀNG LỌC

SEIRI – (Sàng lọc) có nghĩa là loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết

Bước 1: Quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp, phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của mình. Sau đó vứt bỏ những thứ không cần thiết.

Đừng giữ lại những gì không cần thiết cho công việc của mình.

Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể quyết định ngay được là một thứ có cần hay không cần cho công việc của bạn thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng hủy để riêng ra một nơi

Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn cần kiểm tra lại xem có ai cần cái đó nữa không, nếu sau 3 tháng mà không ai cần đến tức là cái đó không cần cho công việc của bạn nữa. Nếu bạn không thể quyết định được thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý.

II. SEITON – SẮP XẾP

SEITON – (Sắp xếp) có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng

Bước 1: Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn.