Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

5S là phương pháp quản lý có thể giúp hạn chế lãng phí, cải thiện năng suất, tuy nhiên phương pháp này vẫn chưa được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa (DNSXNVV). Nhiều doanh nghiệp khi áp dụng lại tỏ ra lúng túng.

Thực trạng và một số kinh nghiệm trong việc áp dụng thành công 5S của Xí nghiệp Chế tạo thiết bị, lắp máy và điện (Công ty TNHH MTV Môi trường - TKV) dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp có thể học hỏi, từ đó áp có thể áp dụng thành công 5S vào doanh nghiệp mình.

Về thực trạng của Xí nghiệp Chế tạo thiết bị, lắp máy và điện trước khi áp dụng phương pháp 5S, ông An Minh Tiến, Phó Giám đốc Xí nghiệp cho biết: Khi chưa áp dụng công cụ 5S trong đơn vị có thể nhận thấy rằng công tác vệ sinh, sắp xếp còn đâu đó chưa được sạch sẽ, gọn gàng cụ thể là tình hình sắp xếp hồ sơ văn phòng rất lộn xộn và không có tiêu chí cụ thể; tình hình vệ sinh của xưởng sản xuất rất bụi và lưu cữu nhiều đồ dùng không cần thiết điều này gây nên khó khăn cho người lao động trong quá trình tác nghiệp cũng như làm vệ sinh hàng ngày. 

Khi được cán bộ tư vấn đào tạo, hướng dẫn cụ thể chi tiết và cùng với sự cam kết của lãnh đạo đơn vị, sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên (CBCNV) Xí nghiệp đã bắt tay vào thực hiện với những công việc như: Phát động chương trình làm vệ sinh tổng thể; áp dụng công cụ 5S trong quá trình quy hoạch mặt bằng, sắp xếp lại trang thiết bị, đồ dùng, dụng cụ theo tiêu chí cụ thể liên quan đến quy trình tác nghiệp; áp dụng các bảng biểu kiểm tra, đánh giá, báo cáo hàng ngày/tuần/tháng để duy trì tốt chương trình đã đề ra; tiếp đó Xí nghiệp đã đưa ra các chương trình khuyến khích cải tiến, chương trình đánh giá cũng như khen thưởng nhằm loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất và kinh doanh, để nâng cao năng suất và chất lượng.

Cũng theo ông An Minh Tiến, sau khi triển khai công cụ 5S, Xí nghiệp đã đạt được những thành công nhất định, điển hình đó là một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng. Cụ thể:

Về trực quan, việc phân loại sắp xếp tài liệu hồ sơ trên các tủ giá kệ gọn ngàng, ngăn nắp, dế thấy, dễ lấy và mọi người có thể sử dụng. Khu vực làm việc, bàn làm việc thoáng, không rối mắt. Công cụ, dụng cụ máy móc thiết bị gọn ngàng, sạch sẽ.

Về cơ bản mặt bằng sản xuất cũng như thiết bị máy móc đã được bố trí và sắp xếp tương đối phù hợp. Tình trạng vệ sinh cũng đã được duy trì tốt.

Có thể thấy, 5S không chỉ là những nguyên tắc mà đã trở thành tập quán quản trị trong doanh nghiệp. Đó là văn hóa “sạch sẽ” nơi làm việc nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng năng suất chất lượ