Một số kinh nghiệm tư vấn áp dụng 5S
Thứ ba, 18/11/2014
5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc được Nhật bản giới thiệu vào những năm 80. Chương trình 5S đã đem lại cho doanh nghiệp sản xuất các lợi ích như nâng cao năng suất, chất lượng và tạo ra môi trường làm việc an toàn và việc áp dụng 5S đã vượt ra ngoài khuôn khổ nước Nhật và vươn ra toàn cầu.
5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc được Nhật bản giới thiệu vào những năm 80. Chương trình 5S đã đem lại cho doanh nghiệp sản xuất các lợi ích như nâng cao năng suất, chất lượng và tạo ra môi trường làm việc an toàn và việc áp dụng 5S đã vượt ra ngoài khuôn khổ nước Nhật và vươn ra toàn cầu.
5S là 5 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật Seiri (sàng lọc), seiton (sắp xếp), seiso (sạch sẽ), seiketsu (săn sóc), shitsuke (sẵn sàng), trong đó:
1. Quan sát
Quan sát hoạt động sản xuất, tìm ra các thói quen, hiện tượng ảnh hưởng đến việc sang lọc, sắp xếp và vệ sinh nơi làm việc. Cụ thể là:
Sau khi xác định được các hiện tượng ảnh hưởng đến hiệu suất sản xuất, có thể dung một trong hai phương pháp sau để đưa ra các giải pháp (1) phân tích nguyên nhân và (2) phân tích giá trị tổn thất.
2. Phân tích nguyên nhân
Phân tích nguyên nhân kết nối yêu cầu công việc với cách thức thực hiện, qua đó, tìm ra giải pháp cải tiến có thể cả về cả yêu cầu và cách thức thực hiện công viêc. Với mỗi hiện tượng quan sát được cần trả lời được các câu hỏi sau:
3. Phân tích giá trị tổn thất
Với mỗi một hiện tượng, phân tích yêu cầu sản phẩm và các nguyên nhiên liệu sử dụng để tìm ra các tổn thất liên quan và giải pháp cải tiến bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Trên đây là một vài kinh nghiệm tư vấn 5S tại doanh nghiệp. Điều quan trọng là người tư vấn phải biết cách quan sát (bước 1) và huy động được các thành viên trong đơn vị sản xuất tham gia thảo luận cho các bước tiếp theo để đề ra được các giải pháp cải tiến. Không tư vấn nào có thể hiểu doanh nghiệp bằng chính người lao động tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, thiếu sự châm ngòi của tư vấn, cũng sẽ chỉ có rất ít doanh nghiệp nhìn nhận được các thói quen, cách làm có thể dẫn đến giảm năng suất và chất lượng sản phẩm.
- Seiri = Sàng lọc: Phân loại và bỏ đi các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
- Seiton = Sắp xếp: Bố trí sắp xếp các đồ vật cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho có thể dễ dàng chọn lựa chúng khi cần
- Seiso = Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc của mình thật hoàn chỉnh sao cho không còn
- bụi trên sàn nhà, máy móc, thiết bị
- Seiketsu =Săn sóc: Duy trì nơi làm việc của mình để đạt năng suất cao bằng cách lặp đi lặp lại các hoạt động seiri – seiton – seiso
- Shitsuke = Sẵn sàng: Đào tạo cho mọi người có thói quen làm việc tốt và tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy tại nơi làm việc.
1. Quan sát
Quan sát hoạt động sản xuất, tìm ra các thói quen, hiện tượng ảnh hưởng đến việc sang lọc, sắp xếp và vệ sinh nơi làm việc. Cụ thể là:
Các hạng mục | Quan sát |
Cách thức vận hành của người công nhân | Mắt có phải liếc nhiều? |
Có các thao tác thừa? | |
Tay có di chuyển một cách tự nhiên? | |
Công nhân có phải bê vật nặng trong tư thế không thuận tiện? | |
Có thời gian rỗi/chờ đợi khi vận hành? | |
Cách thức tổ chức nơi làm việc của người công nhân | Dụng cụ và vật liệu có được sắp xếp tại vị trí nhất định? |
Dụng cụ, vật liệu, các cần điều khiển có được bố trí gần người? | |
Dụng cụ, vật liệu, các cần điều khiển có được bố trí để trình tự thao tác dễ dàng? | |
Cách thức tổ chức khu vực sản xuất | Có các đường dẫn hoặc chốt để công nhân đặt chi tiết nhanh mà không cần điều chỉnh? |
Có thể tận dụng chân để điều khiển? | |
Có cơ cấu cơ khí để giảm cường độ thao tác của công nhân? |
Sau khi xác định được các hiện tượng ảnh hưởng đến hiệu suất sản xuất, có thể dung một trong hai phương pháp sau để đưa ra các giải pháp (1) phân tích nguyên nhân và (2) phân tích giá trị tổn thất.
2. Phân tích nguyên nhân
Phân tích nguyên nhân kết nối yêu cầu công việc với cách thức thực hiện, qua đó, tìm ra giải pháp cải tiến có thể cả về cả yêu cầu và cách thức thực hiện công viêc. Với mỗi hiện tượng quan sát được cần trả lời được các câu hỏi sau:
Tình huống | Lí do | Các lựa chọn | Giải pháp | |
Mục tiêu | Làm việc gì? | Tại sao làm việc này | Có thể làm việc gì khác thay thế? | Nên chọn công việc nào? |
Địa điểm | Làm ở đâu? | Tại sao dùng địa điểm này? | Có thể làm tại địa điểm nào khác? | Nên làm tại địa điểm nào? |
Trình tự | Làm khi nào? | Tại sao chọn thời điểm này? | Có thể làm vào thời điểm nào khác? | Nên chọn thời điểm nào? |
Ai | Ai tiến hành công việc | Tại sao lại là người này? | Còn ai khác có thể tiến hành? | Ai nên tiến hành công việc? |
Phương thức | Tiến hành theo phương thức nào? | Tại sao sử dụng phương thức này | Có thể tiến hành bằng phương thức nào khác? | Nên tiến hành bằng phương thức nào? |
3. Phân tích giá trị tổn thất
Với mỗi một hiện tượng, phân tích yêu cầu sản phẩm và các nguyên nhiên liệu sử dụng để tìm ra các tổn thất liên quan và giải pháp cải tiến bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Tình trạng | Lí do | Lựa chọn khác | Giải pháp | |
Sản phẩm của công đoạn | Yêu cầu như thế nào? | Tại sao phải có đặc tính như vây | Có thể có các đặc tính khác được không? | Nên chọn đặc tính nào? |
Loại vật liệu | Vật liệu gì? | Tại sao dùng vật liệu này? | Có thể dùng loại vật liệu khác? | Nên chọn loại vật liệu nào? |
Định mức | Dùng bao nhiêu? | Tại sao dùng ngần ấy? | Có thể dùng ít hơn? | Nên dùng bao nhiêu? |
Số lượng chi tiết | Có bao nhiêu chi tiết? | Tại sao lại ngần ấy? | Có thể giảm số lượng chi tiết? | Nên dùng bao nhiêu chi tiết? |
Trên đây là một vài kinh nghiệm tư vấn 5S tại doanh nghiệp. Điều quan trọng là người tư vấn phải biết cách quan sát (bước 1) và huy động được các thành viên trong đơn vị sản xuất tham gia thảo luận cho các bước tiếp theo để đề ra được các giải pháp cải tiến. Không tư vấn nào có thể hiểu doanh nghiệp bằng chính người lao động tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, thiếu sự châm ngòi của tư vấn, cũng sẽ chỉ có rất ít doanh nghiệp nhìn nhận được các thói quen, cách làm có thể dẫn đến giảm năng suất và chất lượng sản phẩm.
Trần Trang